Система електронного документообігу AlmexECM

  Обов'язковий елемент «цифрової» інфраструктури сучасного підприємства або організації - це система документообігу. Роботу із зовнішніми і внутрішніми документами відносять до найбільш трудомісткої і проблемної складовою діяльності підприємств. Електронні рішення дають можливість істотно спростити і оптимізувати її. Використання спеціалізованих систем актуально, як для компаній комерційного сектора, так і державних установ. Першим вони відкривають перспективи щодо підвищення прибутковості, віддачі від роботи, а для других будуть ефективним вирішенням завдань з оптимізації потоків інформації та паперів, міжвідомчої взаємодії та роботи зі зверненнями громадян.

 Система електронного документообігу (СЕД) - необхідність, а не опція. Більшість сьогоднішніх компаній створюють офісні папери в цифровому вигляді, але, через недосконалість процесів обміну інформацією співробітники змушені роздруковувати їх, передавати в «фізичному» вигляді і втрачати час і сили на непотрібну рутину. Неефективний формат буває важко поміняти. Для цього необхідно автоматизувати діяльність фірми комплексно, але результат перевищить всі очікування.

 Найбільш функціональною та ефективною вважається система електронного документообігу «AlmexECM». Розробником і дистриб’ютором даної платформи являється компанія «Алмексофт». На офіційному сайті організації Almexecm.com.ua є можливість протестувати програмне забезпечення та купити ліцензійну версію цього продукту. Правильно організована СЕД або ЕСМ-система (система управління контентом організацій) допоможе налагодити управління інформацією і потоками документів на всіх рівнях і стадіях існування.

 Спочатку створювалась як інструмент традиційного діловодства і його автоматизації, а сьогодні СЕД розвинулася в багатофункціональні, комплексні продукти. Система електронного документообігу це рішення, яке:

-забезпечує процес створення і переміщення внутрішньої документації в електронному вигляді;

-обробляє вступну кореспонденцію та зовнішні нормативно-розпорядчі документи;

-спрощує контроль над документообігом;

-допомагає ефективно управляти відносинами з партнерами, клієнтами і так далі.

 У компанії СЕД забезпечує роботу з усіма документами в електронній формі, будь-яким набором інформації, збереженому або переданому на ПК. Документообіг в електронній формі це спосіб централізовано організувати роботу з паперами, де більшість регістрів і операцій представлені в електронному вигляді. Відповідно, система, що управляє ним, являє собою рішення з інструментарієм для здійснення всіх процедур по створенню, зміні, пошуку документів і підтримки взаємодії між співробітниками компанії. Іноді її називають EDMS (Electronic Document Management System) або вищезгаданої ЕСМ. Але ці терміни дещо ширше, ніж СЕД. До останньої необхідно додати засоби забезпечення і збереження інформації, введення паперових документів в цифрове середовище, обробки мультимедійного контенту і так далі. Система електронного документообігу базується на Workflow, що представляє собою дії співробітників в межах виділеного бізнес-процесу.

Переваги СЕД

 Існуюча базова структура СЕД зарекомендувала себе як дієвий, ефективний механізм, який зручний для підприємств і установ будь-якого масштабу. Ринок СЕД активно розвивається, так як і державний сектор і бізнес-структури зацікавлені в програмних продуктах, що спрощують документообіг. Також розвитку систем сприяє розширення сфери застосування електронних підписів і збільшена увага до питань безпеки інформації. Ефективно вирішувати їх можна за допомогою якісних і продуманих програм. Сучасна система документообігу має безліч переваг і вона:

-забезпечує прозорість документообігу і всіх бізнес-процесів компанії. Всі дії і переміщення паперів можна відстежити і контролювати;

-підвищує дисципліну праці та виконання завдань;

-скорочує тимчасові витрати на щоденну рутинну працю - не потрібно довго шукати, погоджувати папери, оборот їх прискорюється;

-захищає інформацію від витоку, забезпечуючи безпеку даних і суворе розмежування прав доступу;

-заснована на принципах, обумовлених в стандартах якості ISO;

-легко впроваджується серед співробітників - за умови правильно організованої системи навчання персоналу;

-дає підприємству конкурентні переваги, допомагає підтримувати і розвивати внутрішньокорпоративну культуру.