Современный электронный документооборот

  Успех ведения любого бизнеса зависит от того, каким образом в компании упорядочен механизм упорядочения документации. На первый взгляд, кажется, что бумажная волокита не представляет собой ничего полезного и не приносит удовольствия, но является важным элементом в управлении компанией. Если не заниматься оперативно составлением архива, не заполнять своевременно текущие документы, тогда стоит ожидать прихода государственных контрольных органов для их проверки.

 При переезде офисов, при недобросовестном отношении сотрудников к своей работе всегда теряются важные документы для организации, которые могут представлять собой конфиденциальную ценность. Транспортная компания, которая обеспечивала переезд офису, могла допустить ошибку с нумеровкой коробок или вообще их потерей. Поэтому толстые папки в архиве были заменены авторизированными документами. Любая компания может произвести архивацию документов без участия обслуживающего персонала.

 Современный электронный документооборот позволяет сохранить и вести его дальше компания «Comindware». На официальном сайте организации «www.comindware.com» вы можете заказать перевод всего своего архива в электронный вид и дальнейшее его обслуживание. Существует система электронного документооборота, которая собой представляет работу специального программного обеспечения, благодаря которому обрабатываются все бумажные документы. Все они переводятся в электронный вид. Виды современного электронного документооборота Их существует два вида:

-обмен документации между сотрудниками;

-обмен документации между промышленными предприятиями и другими компаниями партнёрами посредством спец. каналов связи.

 Современный электронный документооборот для крупного предприятия может потребовать привлечения опытного специалиста, который поможет автоматизировать все бизнес процессы. Он будет контролировать формат документов, которые пересылаются, требуют предоставления электронной подписи, будет отвечать за хранение и архиватцию самых важных бумаг.

 Система СЭД - является «кровеносной системой» всей предпринимательской деятельности на сегодняшний день.

Положительные стороны современного электронного документооборота

-упорядочивание. Современный электронный документооборот не допускает подделку номеров документов, что позволяет избавиться операторам от любых ошибок.

-отслеживание. Руководитель предприятия может узнать, когда его подчинённый работал с каким документом.

-сохранность. У обслуживающего сотрудника нет шансов потерять или использовать чужой электронный документ.

-восстановление. В любой момент можно восстановить удалённый документ.

-сохранность временных ресурсов. Современный электронный документооборот восстанавливается с помощью данных обслуживающего персонала, так как отслеживаются личные данные специалистов разработчиков и обслуживания, которые работали над документацией.

-доступность. Современный электронный документооборот работает в режиме 24/7. Любой сотрудник организации имеет право с помощью сети интернет выполнять свои служебные обязанности.

-планирование. Системное обеспечение, которое заложено в программу работы рассчитана на постоянную работу специалистов.

-экономия бумажных средств. Отсутствует необходимость заниматься распечаткой документации, не надо её сшивать и делать опись. Современный электронный документооборот позволяет в любой момент вывести все документы на печать.