Архивная обработка документов

  Под архивной обработкой документов (архивация, архивирование) понимается ряд мероприятий, которые направлены на упорядочение и систематизацию отчётных документов компании. Все документы, заведенные ранее дела обязательно определённый период должны храниться в архиве. Сроки нахождения там бумаг строго регламентированы законодательством.

 Допустим, бухгалтерская отчётность предусматривает сбережение документов пять, а порой и более лет. Делам и бумагам из отдела кадров суждено пролежать прямо до конца деятельности любого предприятия. Действующее законодательство обязывает каждое юридическое лицо (практически всегда человек является официальным владельцем документов) отвечает за обеспечение их сохранности.

 Должна осуществляться своевременно подача сведений о положении дел в данном вопросе в архивную государственную службу. Каждый руководитель организации обязан знать, что он несёт ответственность (включая уголовную) за то, как осуществляются архивные работы, в каком состоянии пребывают архивы. Сразу встаёт вопрос, а есть ли смысл доверить такое деликатное дело нерадивым сотрудникам, которые даже представления не имеют, как следует обращаться с бумагами, какие предусмотрены процедуры, чтобы потом по поной отвечать перед контролирующими органами и судом. Не лучше ли будет доверить данную работу людям, имеющим богатый опыт архивной профессиональной деятельности и спать спокойно, не вздрагивая от неожиданного телефонного звонка?

 Грамотная архивная обработка документов в г. Москва проводится «Первой архивной компанией» за услугами в которую и рекомендуется обращаться всем желающим держать свои документы в порядке. На официальном сайте организации «www.1-ak.ru» оставляйте свою заявку и её оперативно рассмотрят сотрудники. Рассчитывать на то, что документы сами по папочкам разложатся, подошьются и заархивируются не стоит. В начале проводятся работы, направленные на упорядочение дел и подготовку их к дальнейшей передаче во внеофисное место хранилище. Осуществляется точная опись всех исходящих документов, проводится полная их классификация. Это даёт возможность в случае необходимости провести впоследствии удобный и быстрый поиск интересующего документа, упрощается документооборот.

 Архивная обработка позволит зафиксировать и передать на уничтожение те документы, срок которых уже давно истёк. Архивация бумаг облегчает подготовку к запланированной налоговой или аудиторской проверке. Случается ведь иногда, что важные документы теряются, а информацию получить необходимо срочно за прошлые годы деятельности. В офисном хорошо посещаемом помещении найти их точно не удастся. А правильная своевременная архивация бумаг позволит сразу определить  утерю данных и предпринять хоть какие-то попытки к быстрому восстановлению дел, пока контролирующие органы не догадываются, что можно поправить своё финансовое положение за счёт ещё одного безответственного руководителя.  Кадровый состав многих организаций постоянно меняется, уходят начальники и приходят другие, но всегда должен обеспечиваться пристальный учёт документов. Они никогда не потеряются  при своевременной архивации.