Эффективные техники планирования: матрица Эйзенхауэра

  Каждый день мы выполняем много дел, но делаем это в хаотичном порядке, поэтому часто не удаётся добиться положительного результата и остаются невыполненными важные задачи. Для того чтобы этого не происходило, следует пользоваться специальными техниками планирования. С их помощью получается рационально распределять временной ресурс и выполнять в течение дня как можно больше задач. К эффективным техникам планирования стоит отнести:

1. Техника «три главных дела»

 Необходимо среди большого количества дел выбрать три важных задачи и обязательно их решить в течение дня. Потом можно приступать к второстепенным и если не получится выполнить все дела, то их можно перенести на другой рабочий день.

 2. Техника ABC планирования

 Задачи, которые необходимо выполнить в течение дня необходимо записать на бумаге, но не в хаотичном порядке, а по принципу приоритетности. Сначала составляется общий список, а потом буквой А отмечаются самые неотложные дела. Их должно быть хотя бы 15%. Буквой В необходимо отметить задачи, которые являются важными, но если их не выполнить, то ни к чему серьёзному это не приведёт. В группе С останутся менее важные дела. Их можно выполнить в другое время или поручить домочадцам или подчинённым.

3. Техника Матрица Эйзенхауэра

 Это самая популярная и простая техника планирования. Данным инструментом пользуется весь мировой профессиональный тайм-менеджмент. Техника полезна как обычному обслуживающему персоналу, так и руководителям любого звена. Матрица Эйзенхауэра была разработана 34-м президентом США и носит его фамилию. Она ему помогала решать за день огромное количество задач, так как оптимизировала рабочий график.

 Принцип действия матрицы заключается в грамотном распределении дел. Необходимо важные задачи отделить от срочных, не срочные дела отделить от наименее важных, оставить на конец дела, которые не приведут к существенному результату, но самое главное сократить время решения проблем. В структуру матрицы Эйзенхауэра входит четыре квадранта. В основании матрицы находится две оси. Вертикальная ось обозначает важность решения задач, а горизонтальная ось указывает на срочность их выполнения.

 В итоге каждый квадрант отличается от других качественными показателями. В них стоит записывать дела по приоритетности и наглядно будет видно с чего стоит начинать свой рабочий день. В квадрант A стоит записывать важные дела, которые нельзя отложить на другое время. В идеале он должен быть совершенно пустым. Если он заполняется максимально, значит, человек не организован и впереди может возникнуть много трудностей. Квадрант А будет пустой, если максимально быстро выполнять задачи, записанные в другие квадранты.

 В квадрант B вписываются важные дела, но особой срочности выполнения они не требуют. Вот как раз задачи в этом секторе считаются перспективными и приоритетными. Это повседневные задачи. Если им отдавать преимущество, тогда можно достичь хороших результатов и задачи не будут появляться в квадранте А. В сектор С стоит записать срочные дела, но они не должны быть важными. Это должны быть отвлекающие задачи, цель выполнения которых не приводит к серьёзным результатам. В квадранте D должны находиться не срочные дела, которые нельзя назвать важными. Это могут быть телефонные разговоры с друзьями, общение в социальной сети и тому подобное.

4. Техника Бенджамина Франклина

 Это самая сложная техника планирования и она охватывает всю жизнь человека. Метод представляет собой пирамиду. В самом её верху указываются основные жизненные принципы. Чуть ниже стоит записать глобальные цели. На следующей ступеньке обозначается генеральный план. Ещё ниже долгосрочный план, в котором должны находиться задачи, которые надо выполнить на протяжении пяти лет. На следующей ступеньке записываются дела, требующие выполнения на протяжении года и месяца. И в основе пирамиды должны стоять задачи, которые будут выполнены на протяжении недели и дня.