Каким должно быть хранилище?

  Качественное архивное хранение конфиденциальных документов подразумевает не только определенный отбор бумаг и составление каталога, но и создание оптимальных условий для хранения документов.

 Поэтому, когда вы выбираете архивохранилище, которому сможете доверить свои бумаги, важно обращать внимание не только на такие важные факторы, как профессионализм сотрудников или то, как ведется подготовка к архивному хранению, но и на обустройство самого помещения для хранения. Остановимся на этом подробнее.

Температурно-влажностный режим

 Самое главное условие длительной сохранности документов: обеспечение необходимого температурно-влажностного режима. В профессиональных архивохранилищах температура поддерживается на уровне 17-19 градусов Цельсия и влажность воздуха 50-55%.

 Слишком высокая температура воздуха приводит к тому, что старение бумаги ускоряется. Но еще более вредны резкие перепады температуры. При хранении древних манускриптов действует такое правило: если старинные бумаги хранят в неоптимальных условиях, то при любом перемещении эти неоптимальные условия должны быть сохранены. То есть перепад температур оказывается вреднее, чем неидеальные условия. Конечно, современные архивы не так хрупки, как древние памятники, однако правило одинаковой температуры должно действовать и для них.

 Вред слишком высокой влажности для бумаги понятен, но и слишком низкая тоже отрицательно сказывается на состоянии документов, так как бумага в этом случае теряет эластичность и рассыхается.

Световой режим

 Свет является еще одним фактором, который крайне негативно сказывается на состоянии документов. Бумаги нужно хранить в некотором затемнении. В профессиональных архивах для этого их размещают в специальные короба с закрывающейся крышкой, кроме того, и для освещения самого помещения не используют слишком ярких ламп.

 Еще один важный фактор, который нужно учитывать при подборе осветительных приборов их пожаробезопасность.

Защита от огня

 Архив — сам по себе крайне горючий объект. Поэтому очень важно, чтобы хранилище было обеспечено, во-первых, самыми современными средствами пожаротушения, которые к тому же не уничтожат бумаги (потому что залить их водой примерно равнозначно тому, что они сгорят в огне). А во-вторых, должна быть продумана система пожарной сигнализации. В хранилищах используется несгораемая, как правило, металлическая мебель, а также обеспечиваются другие способы защиты от огня.

Зашита от взлома и несанкционированного доступа

 К сожалению, злоумышленники могут захотеть получить доступ к документам и просто-напросто выкрасть их. Поэтому в серьезных хранилищах предусмотрена защита от взлома и кражи, кроме того, в обязательном порядке составляется список лиц, имеющих доступ к фондам. То есть даже сотрудник компании-клиента, который не внесен в этот список, не может быть допущен к папкам.